MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Pengendalian Intern & Pengambilan Keputusan

Sistem Pengendalian Intern

Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :

1.         Menjaga kekayaan organisasi.

2.         Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.         Mendorong efisiensi.

4.         Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) dan Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).

Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi  dan tanggung jawab antar unit organisasi.

Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Elemen Pengendalian Internal

1.Lingkungan Pengendalian

2.Sistem Akuntansi

3.Prosedur Pengendalian

Lingkungan Pengendalian

     Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.

Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya.

(menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan  dan yang tidak dikerjakan)

Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan

(Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)

Struktur Organisasi

Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)

Dewan Komisaris Dan Audit Komite

Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)

Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.

 

Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.

 

Metode Pengendalian Manajemen

Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

 

Kebijakkan dan praktik kepegawaian

Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

 

Pengaruh Ekstern

Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

Sistem Akuntansi 

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen. 

Prosedur Pengendalian

            Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.

Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :

1.           Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.

2.           Pembagian tugas.

3.           Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.

4.           Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.

5.   Pengecekan independen terhadap kinerja.

 

Penggunaan Wewenang Secara Tepat

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

 

Pembagian Tugas

Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya. 

 

Dokumen dan Catatan yang Memadai.

Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)

 

Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.

Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.

 

Pengecekan independen terhadap kinerja

Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

 

Pengendalian Internal pada Lingkungan Pemrosesan Data Elektronik

            Sistem pengendalian intern dalam perusahaan yang menggunakan manual system dalam akuntansinya lebih menitikberatkan pada orang yang melaksanakan sistem tersebut (People Oriented).

            Jika komputer yang digunakan sebagai alat bantu pengolahan data, akan terjadi pergeseran dari sistem yang berorientasi pada orang ke sistem yang berorientasi pada komputer (Computer Oriented).

            Pengendalian Intern Akuntansi dalam lingkungan Pemrosesan Data Elektronik dibagi menjadi Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi.

 

Pengendalian Umum

Pengendalian umum merupakan standart dan panduan yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan fungsinya. Unsur pengendalian umum ini meliputi : Organisasi, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

 

Organisasi

Dalam manual sistem, pengendalian dilaksanakan dengan memisahkan fungsi fungsi pokok (operasi, penyimpanan dan akuntansi). Suatu transaksi akan dilaksanakan oleh fungsi operasi jika ada otorisasi dari yang berwenang, hasil transaksi akan disimpan oleh fungsi penyimpanan, dan transaksi yang terjadi akan dicatat oleh fungsi akuntansi.

            Dalam sistem komputer, fungsi pokok tersebut seringkali digabung dalam wujud program komputer, sehingga penggabungan ketiga fungsi tersebut memerlukan metode pengendalian yang khusus.

            Contoh, dalam sistem manual persediaan barang, pemisahan dilakukan dalam fungsi operasi (pembelian) dan fungsi penyimpanan (gudang) dengan fungsi akuntansi (pencatatan persediaan) sehingga pada akhir periode dapat dilakukan pengecekkan silang antar fungsi untuk mengetahui jumlah sisa persediaan. Dalam sistem komputer, program komputer dirancang untuk membuat keputusan kapan persediaan harus dipesan, dan sekaligus dapat menerbitkan dokumen Pesanan Pembelian.Jika barang sudah diterima, maka komputer melakukan pencatatan terhadap barang yang diterima dan membuat dokumen laporan penerimaan barang.

     Untuk menciptakan sistem pengendalian intern dalam lingkungan PDE, maka perlu diadakan pemisahan fungsi-fungsi berikut :

a.         Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program.

b.         Fungsi operasi fasilitas pengolahan data.

c.         Fungsi penyimpanan program dan kepustakaan.

 

Pemisahan tesebut dilakukan dengan tujuan :

a.             Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran terhadap perubahan yang dimasukkan kedalam sistem.

b.             Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer.

c.             Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.

 

Pengendalian terhadap sistem dan program

Pengendalian umum yang bersangkutan terhadap sistem dan program meliputi :

a.         Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru.

b.         Prosedur pengujian program.

c.         Prosedur pengubahan program.

d.         Dokumentasi.

 

Pengendalian terhadap fasilitas pengolahan data

Fasilitas pengolahan data meliputi empat bidang utama :

a.         Operasi konversi data.

b.         Operasi Komputer.

c.         Perpustakaan.

d.         Fungsi Pengendalian.     

Pengambilan Keputusan

Pengertian Keputusan:

1. Ralph C. Davis (Hasan, 2004) memberikan definisi atau pengertian keputusan sebagai hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Suatu keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan.Keputusan harus dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan. Keputusan dapat pula berupa tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.
2. Mary Follet (Hasan, 2004) memberikan definisi atau keputusan sebagai suatu atau sebagai hukum situasi. Apabila semua fakta dari situasi itu dapat diperolehnya dan semua yang terlibat, baik pengawas maupun pelaksana mau mentaati hukumnya atau ketentuannya, maka tidak sama dengan mentaati perintah. Wewenang tinggal dijalankan, tetapi itu merupakan wewenang dari hukum situasi.
3. .James A.F.Stoner (Hasan, 2004) memberikan definisi atau pengertian keputusan sebagai pemilihan di antara alternatif-alternatif. Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu: (a) Ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan. (b) Ada beberapa alternatif yang harus dan dipilih salah satu yang terbaik. (c) Ada tujuan yang ingin dicapai, dan keputusan itu makin mendekatkan pada tujuan tertentu
4. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo, SH (Hasan, 2004) memberikan definisi atau pengertian keputusan sebagai suatu pengakhiran daripada proses pemikiran tentang suatu masalah atau problem untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif.

  

Dari pengertian-pengertian keputusan diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa keputusan merupakan suatu pemecahan masalah sebagai suatu hukum situasi yang dilakukan melalui pemilihan satu alternatif dari beberapa alternatif.

Elemen Pengambilan Keputusan

Empat Elemen Pengambilan Keputusan

1. Model

2. Kriteria

3. Pembatas

4. Optimasi

Elemen Pengambilan Keputusan

Pengertian dari 4 elemen di atas:

Model

•Penggambaran mengenai suatu masalah, dapat berupa grafik, gambar, data atau hubungan matematik.

Kriteria

•Yang menjadi tujuan atau objektif dari suatu pengambilan keputusan. Hal ini perlu ditetapkan pada awal proses pengambilan keputusan.

Pembatas

•Faktor-faktor yang sifatnya “membatasi” ruang gerak pengambilan keputusan

Optimasi

•Upaya untuk mendapatkan keputusan terbaik sesuai dengan criteria yang telah ditentukan dan kendala yang ada.

Elemen Pengambilan Keputusan

Contoh dari 4 elemen di atas:

.Model

Grafik dari suatu permasalahan

.Kriteria

Minimal ongkos ~ Maksimal Mil per Galon

.Pembatas

Di jalan tol kecepatan rata-rata 40-60 mph

.Optimasi

Model~Kriteria~Jalan pemecahan terbaik

Beberapa Contoh Lain

Pengambilan keputusan tanpa mnggunakan cara-cara diatas

contoh:

.Memilih jalan

Dalam memilih jalan dipengaruhi beberapa faktor misalnya kerataan, kepadatan, rambu jalan, atau kemungkinan terjadinya tabrakan yang mengakibatkan kemacetan berat, dan sebagainya. Meskipun kriteria telah diketahui yaitu sampai pada tujuan dengan cepat sedangkan modelnya tidak dketahui dengan jelas maka dalam masalah mengambil keputusan cukup sukar.

.Mengontrol pencemaran udara

Dalam pemecahan pencemaran udara menyangkut banyak segi yaitu ekonomis, teknis, dan sosial. Dan semua segi harus di perhatikan. Hal ini menunjukkan bahwa kadang-kadang banyak masalahyang sangat rumit atau komplek, sehingga pemecahannya tidaklah mudah.

  

Kriteria

Definisi:

Kriteria adalah apa yang harus kita capai atau harus kita optimumkan Kriteria setiap orang dalam menilai sesuatu terdapat perbedaan, dan perlu diingat bahwa kriteria yang telah ditetapkan kadang-kadang dapat berubah

Algoritma Lorong

yaitu stategi penempatan orang atau petugas secara optimal untuk memantau atau mengawasi beberapa daerah atau lokasi, dengan bantuan model matematis. Misalnya untuk menentukan jumlah polisi yang diperlukan untuk memantau kondisi jalan Optimasi Dengan Sedikit Alternatif Memilih dari dua alternative Dalam hal ini tergantung pada yang kita anggap lebih penting

Programa Dinamis

Definisi:

Programa dinamis adalah suatu pendekatan terhadap masalah-masalah pengambilan keputusan dengan jalan menetapkan urut-urutan keputusan

Penerapan programa dinamis:

.Pilihan route yang perlu dilalui

Cara untuk menentukan diawali dengan melakukan gerakan mundur dari akhir tujuan ke tempat awal

Persoalan Yang Tidak Mempunyai Pemecahan

Dalam kehidupan sehari-hari banyak dijumpai persoalan yang tidak mempunyai pemecahan.

Kadang- Kadang kita telah mendapatkan model, pembatas dan kriterianya, tetapi kita tidak bisa memperoleh jawaban.dalam hal ini model dan pembatas-pembatasnya tidak memungkinkan adanya pemecahan persoalan, kecuali apabila pembatasnya diubah.

Kesimpulan:

.Elemen- elemen pengambil keputusan

Tiga elemen pengambil yaitu model, pembatas dan kriteria. Setelah ketiganya didapatkan maka dapat diambil optimasi

.Dua sifat pengambilan keputusan yang harus kita ketahui. Persoalan pengambilan keputusan terjadi di mana-mana. Dalam kehidupan sehari-hari, pemerintah, dan sosial.

Metode keputusan sering kali dikritik karena ketergantungan kepada angka-angka. Orang berkata “ Bila keputusan bergantung pada perkiraan-perkiraan dan angka-angkanya bisa

salah, mungkin suatu keputusan dapat lebih baik daripada suatu perkiraan yang sembarangan”.. Suatu sifat yang menarik dan pengambilan keputusan adalah jawaban yang bisa didapat secara sederhana. Jika berhadapan dengan persoalan yang sama sekali batu, maka harus menggunakan akal untuk mendapatkannya. Hal ini berbeda dengan persoalan yang biasa kita hadapi pada ilmu matematika dan science. Dengan demikian seringkali menghadapi kenyataan, bahwa tidak ada jalan pasti (exact) untuk jawaban persoalan tertentu.